الوثيقة المتعلقة بنظام إدارة الجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE): السيطرة على الوثائق والإجراءات

السيطرة على الوثائق هي عنصر أساسي في أنظمة إدارة الجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE) وفقًا لمعايير الأيزو 9001 و 14001 و 45001. يقدم هذا المقال متطلبات إدارة الوثائق وأنواعها والمعايير الجيدة المتبعة.

السيطرة على الوثائق هي ركيزة أساسية لأنظمة (QHSE). بدون وثائق خاضعة للسيطرة، لا يمكن التتبع ولا إجراء التدقيق. المعايير (ISO 9001:2015) (الجودة)، (ISO 14001:2015) (البيئة)، و (ISO 45001:2018) (الصحة والسلامة المهنية) تشارك متطلبًا مشتركًا: السيطرة على الوثائق والسجلات.

أنواع وثائق (QHSE)

تُبنى أنظمة (QHSE) على هيكل هرمي للوثائق:

سياسة (QHSE) — التزام رسمي من الإدارة، واستراتيجيات توجيهية.
دليل (QHSE) — وصف نطمة النظام، ورسم خرائط العمليات.
الإجراءات — وصف منظم لـ "من يقوم بـ ماذا، متى، وكيف" (إجراء الشراء، وإدارة عدم المطابقة، والمراجعة الداخلية).
التعليمات/اللوحات التشغيلية — وصف مفصل لمهمة (تعليمات الوظيفة، نموذج المراقبة).
السجلات — أدلة موضوعية (نماذج مملوءة، تقارير تدقيق، شهادات معايرة، سجلات الصيانة).

الوثيقة مقابل السجل

الفرق بينهما أساسي في (QHSE):

الوثيقة هي معلومة خاضعة للسيطرة (إجراء، سياسة) يجب اتباعها. يتم التحكم في توزيعها وإصدارها.
السجل هو دليل مسجل لنشاط مُنجز (تقرير حادث، قياس الضوضاء) لا يجب تعديله. يتم التحكم في أرشفته ومُدة الاحتفاظ به.

متطلبات المعايير الدولية للمنظمة (ISO)

فصل "المعلومات الوثائقية" (الفصل 7.5) في المعايير الحديثة (ISO 9001:2015، ISO 14001:2015، ISO 45001:2018) يتطلب أن تقوم المنظمة بـ:

الموافقة على الوثائق قبل نشرها (التحقق، التوقيع).
التوزيع للنسخة ذات الصلة على المستخدمين المعنيين (وإزالة النسخ القديمة).
المراجعة والتحديث في فترات محددة أو عند حدوث تغييرات.
الأرشفة للنسخ التاريخية مع تحديد مدة الاحتفاظ بها.
التعريف للنسخة (رقم، تاريخ، حالة المراجعة).
الحماية للوثائق الخارجية والوثائق ذات الأصل الخارجي.

إدارة المستندات الإلكترونية (GED)

تُ 自动化 منصة (GED) لـ (QHSE) (برنامج مخصص، intranet، Microsoft SharePoint، M-Files) سير عمل الموافقة، والتحكم في التوزيع، والتنبيهات بالمراجعة، والأرشفة، والتتبع من خلال الاستشارات. وهي تضمن الوصول الآمن في حالة التدقيق الخارجي.

أفضل الممارسات

صيغة قابلة للقراءة ومعيارية (رأس الصفحة، تذييل الصفحة، الترقيم، حالة المراجعة).
الفهرسة حسب الكلمات المفتاحية والعملية ونوع الوثيقة.
مراجعة دورية على الأقل سنويًا.
التحكم في الوصول: القراءة، التعديل، الموافقة وفقًا للملفات الشخصية.

التطبيق في المغرب

تطبِّشركات المغرب المعتمدة لمعايير (ISO 9001:2015 / ISO 14001:2015 / ISO 45001:2018) هذه السيطرة مع مراعاة المتطلبات المحلية (اللغة، التشريع). النسثة ثنائية اللغة (فرنسية/عربية) شائعة.

Sources et références

Code du travail marocain (Loi n° 65-99), Titre IV — articles 281 et suivants (principes généraux de prévention, traçabilité) ILO NATLEX : https://natlex.ilo.org/dyn/natlex2/r/natlex/fe/details?p3_isn=67319
INRS — Outils d'aide à l'évaluation des risques (portail risques) https://www.inrs.fr/risques.html
ISO 9001:2015 — Quality management systems (chapitre 7.5 Information documentée) https://www.iso.org/standard/62085.html